会社生活

初心者に贈る電話応対のアドバイス

こんにちは、暇なお盆を過ごしているMaichanです。

今日はおじゅっさんが来ました。
「おじゅっさん」というのは方言で、「ご住職」がなまったものとされるのが有力な説のようです。
徳島だけでなく様々な地域でこの方言が使われているようです。

ラムネ
ラムネ
でも住職でないお坊さんのこともおじゅっさんて呼ぶにゃ。

他の地域はどうかはわかりませんが、徳島ではお坊さんのことをまとめておじゅっさんと呼んでいます。

今日お見えになられたのは若いおじゅっさんでした。
といっても私は部屋にいたので、姿は見ていないのですが。
大学を休学して高野山で修行中とのことです。
住職であるお父様に似られたのでしょう、よく通るお声ではきはきとお話されていました。
若いのに大変しっかりされている印象を受けました。
地域の方から絶大な信頼を置かれている住職の跡を継ぐにふさわしい方だと思います。

ラムネ
ラムネ
声だけでよくわかるにゃね。

声や喋り方には驚くほどその人の人となりが出ると思いますよ。
特に今はマスク必須の生活で、表情がよく見えないじゃないですか。
そういうときに大切なのが視線であったり声であったりすると思うのですよね。
しっかり相手の目を見てはきはき喋る、人によっては結構難しいことだと思いますよ。

ラムネ
ラムネ
電話だと声で判断するしかないにゃ。

だからこそ、相手を思いやる気持ちが大切ですよね。
気持ちは必ず声に出ますから。

電話が苦手なあなたへ捧ぐアドバイス

電話って苦手な人が結構多いと思います。かくいう私も苦手で、できれば掛けたくないし出たくないと思っています。
そんな私から、会社で電話を掛けたり取ったりするのが苦手だなぁと思っている人へのアドバイスです。
割と当たり前のことばかりですが、未経験の事務職に移動になった方や新入社員の方には参考になるかも……です。

ラムネ
ラムネ
まずはありそうなお悩みから見ていくにゃ
  1. 緊張して何を話せばいいのかわからなくなる
  2. 自分にわからないことを訊かれたらどうすればいいの?
  3. 相手の声が聞きとりづらかったらどうすればいいの?

これに対するMaichanの答えは……

  1. カンペを用意しておけば問題なし!
  2. とにかくわかる人につなげば問題なし!
  3. 「お電話が遠いようです」で問題なし!

緊張して何を話せばいいのかわからなくなる

Maichanもめちゃくちゃ緊張します。
なので初めの頃は、読むだけでパーフェクトな電話が掛けられるカンペを用意していました。
要点だけを書けばOKな人はそれでいいですが、不安な方は「株式会社○○の××と申します、お世話になっております。△△様はいらっしゃいますでしょうか」と一言一句紙に書いておくのがいいです。私はそうしていました。

電話を取るときもパターンは決まっていますので、ネットで電話応対を検索したり先輩に教えてもらったりしながらカンペを作っておくといいですよ。

ラムネ
ラムネ
Maichanは自信がつくまでずっとデスクマットに挟んであったにゃね。

自分にわからないことを訊かれたらどうすればいいの?

担当者など、わかる人につなぎましょう。

担当者がいない場合は、担当者が戻り次第こちらから電話をかけなおす旨を伝えればOKです。
担当者が自分で、わからないことを訊かれた場合は、調べてかけなおす旨を伝えればOKですよ。

一番いけないのはその場しのぎで適当なことを言ってしまうことです。
後々自分も相手も困ります。

相手の声が聞きとりづらかったらどうすればいいの?

ボリュームボタンを押しても全然聞こえないし、もごもごして何を言っているのかわからない……。

そんなときは「お電話が遠いようですが、もう一度お願いできますでしょうか」でOKです。
ビジネスマンなら「電話が遠い」=「聞こえづらいのでハッキリ喋ってほしい」とわかるものです。
鉄板フレーズなので覚えて帰りましょう。

なお、「お声が遠いのですが」「聞き取りづらいのですが」等相手に責任があるような言葉を使うのは絶対にNGです。
「電話が遠い」は相手ではなくあくまで電話のせいにしているわけですね。

相手の会社名や名前をもう一度教えてもらうときは、「もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」みたいな感じでOKです。

ただし「会社名を頂戴できますでしょうか」「お名前をいただけますでしょうか」はNGです。会社名や名前は誰かにあげるものではありません。

最悪、名前と電話番号だけ聞いておけば先輩や上司が対応できると思います。

ハッキリ、感じよく、口を大きく開けて喋ろう

もう当たり前のことすぎるのですが、電話でははっきり、感じよく、口を大きく開けて喋りましょう。

会社で電話を掛けたり、電話に出たりするということは、その時間はあなたが会社の顔になるということです。
フリーランスならなおさら、電話であなたという人間に仕事を任せてもいいか判断されてしまいます。

といっても、過度に緊張する必要はないと思います。
はじめは誰でもうまくいきませんし、基本の礼儀ができていれば大丈夫です。
あとは数をこなすのみですね!

相手の顔が見えないからといって、おざなりな気持ちで対応すれば、すべて声に表れます。
顔が見えないからこそ、気持ちを込めてお話ししたいものですね。

こちらは電話応対以外にも服装やお茶出しなどあらゆるマナーがわかりやすく解説されている、社会人1年目の方におすすめな一冊です。

ラムネ
ラムネ
もうすぐ3年目のMaichanはもう大丈夫かにゃ?

一緒にがんばっていきましょう、と思うMaichanでした。

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